Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä
Kiinteistö Oy Rekipolska (y-tunnus: 0718928-0) Kappelintie 13 69600 Kaustinen

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Toimitusjohtaja
Kappelintie 13
69600 Kaustinen
Puh. 040 5509782 Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

3. Rekisterin nimi
Kiinteistö Oy Rekipolska asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, kuten mm.:
- asiakkaan tietojen ylläpito
- vuokrareskontran ylläpito
- asiakaskyselyt, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyt
- asuntojen kunnossapito ja tämän osalta tarvittavien tietojen jakaminen rekisterinpitäjän kanssa sopimussuhteessa oleville huoltoyhtiöille
- vuokrasaatavien ja muiden huoneenvuokrasaatavien perintä
- vuokrasopimusten päättäminen
- Asiakasviestinnän lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon hakijoista, suositeltavista asiakkaista, vuokralaisista sekä mahdollisista kanssavuokralaisista:
Perustiedot, kuten
- nimi
- henkilötunnus
- yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten
- asiakasnumero
- asiakkuuden alkupäivämäärä
- samassa taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärä
- samassa taloudessa asuvan avio- tai avopuolison etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus
- kaikkien samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
- rekisteröidyn suostumuksella samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
- tieto kanssahakijan rekisteröidylle antamasta luvasta itseään koskevien tietojen antamiseksi rekisterinpitäjälle
- tieto mahdollisesta edunvalvojasta
- tiedot työssäkäynnistä ja työsuhteen kestosta sekä laadusta
- tulo- ja varallisuustiedot
- luottotiedot
- velkajärjestelytieto
- perintätieto
- asiakkuutta edeltävän asunnon tiedot
- asunnon tarvetta koskevat tiedot, kuten syy asunnon vaihtoon tai sijaisasuntoon. Asunnon tarpeeseen liittyviä syitä voi olla mm. avio-/avoero, nykyinen asuntotilanne, häätötiedot, työ-/opiskelutiedot, perhetilanne, vuokra/vastikkeen suuruus, terveydelliset syyt sekä muut henkilökohtaiset syyt.
- vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot eli vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, vuokravakuustiedot sekä vuokrasuhteen päättämiset
- alaikäisen vuokralaisen osalta vuokrasopimuksen allekirjoittaneen huoltajan yksilöintitiedot
- reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot
- rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot
- pankkitilitiedot vuokrasuhteen irtisanomiseen liittyen
- suoramarkkinointiluvat ja kiellot
Asiakkaidemme erityisiä ja arkaluontoisia henkilötietoja käsittelemme korostetun luottamuksellisesti.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään sekä muun muassa asumisoikeus- ja vuokra- asuntohakemuslomakkeesta ja sähköisistä palveluista.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän muista henkilörekistereistä, irtisanoutuvilta asiakkailta, rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.

7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Kiinteistö Oy Rekipolskan ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi Kiinteistö Oy Rekipolskan puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa Kela, Soite sosiaalipalvelut, isännöinti, tilitoimisto, huolto, vartiointi- ja lukkoliikkeelle sekä sähkö- ja tietoverkkotoimittajille asumiseen liittyvien palveluiden toimittamiseksi.

8. Henkilötietojen säilytysaika
Vuokraushakemuksen jättäneen henkilön tiedot säilytetään kuuden vuoden ajan siitä, kun asiakas on viimeksi jättänyt hakemuksen, jollei asiakas ole tehnyt vuokrasopimusta.
Vuokrasopimukseen perustuvia tietoja voidaan säilyttää kymmenen vuotta siitä, kun sopimus on päättynyt ja sopimukseen liittyvät velvoitteet ovat puolin ja toisin loppuun suoritetut. Sama säilytysaika koskee kaikkia asunnossa asuvia/asuneita henkilöitä ja mm. puhelutallenteita ja muuta käytyä vuoropuhelua/viestintää.

9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojaus
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.
Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.

11. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioita hoitavalle henkilölle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.
Henkilö voi käyttää tarkastusoikeuttaan kerran vuodessa maksutta. Jos tarkastuspyynnöt olisivat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti tai jos pyydetään useampia

jäljennöksiä, peritään pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu 80 euroa kerralta tai kieltäydymme pyynnön toteuttamisesta.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.